RCLex – Policy sull’Utilizzo dei Sistemi di Intelligenza Artificiale

1. Premessa

RCLex – Studio Legale Associato (“RCLex” o lo “Studio”) riconosce il potenziale dei sistemi di intelligenza artificiale (“IA”) quale strumento di supporto all’attività professionale, all’analisi giuridica, alla gestione documentale e alla comunicazione con i clienti.

Lo Studio promuove un utilizzo responsabile, trasparente, sicuro ed etico dell’IA, nel rispetto della normativa applicabile, dei doveri deontologici della professione forense, della tutela del segreto professionale e della protezione dei dati personali.

La presente Policy disciplina i principi e le modalità di utilizzo dei sistemi di IA da parte di professionisti, collaboratori, dipendenti e consulenti di RCLex.

2. Finalità

L’utilizzo dell’IA all’interno dello Studio è finalizzato a:

• migliorare l’efficienza operativa e organizzativa;

• supportare attività di ricerca e analisi documentale;

• facilitare la predisposizione di bozze e materiali informativi;

• migliorare la qualità e la tempestività dei servizi professionali;

• favorire l’innovazione nel rispetto dei diritti fondamentali e delle regole professionali.

L’IA costituisce uno strumento di supporto e non sostituisce in alcun caso il giudizio professionale dell’avvocato o del consulente incaricato.

3. Ambito di applicazione

La presente Policy si applica a tutti i sistemi di IA utilizzati da RCLex, inclusi, a titolo esemplificativo:

• sistemi di IA generativa testuale;

• sistemi di analisi documentale;

• strumenti di traduzione assistita;

• sistemi di supporto alla ricerca giuridica;

• strumenti di automazione e produttività basati su IA.

4. Principi generali

Nell’utilizzo dei sistemi di IA, RCLex si ispira ai seguenti principi:

4.1 Supervisione umana

Ogni output generato dall’IA è soggetto a verifica e validazione umana.

Nessun documento, parere, comunicazione professionale o atto predisposto con il supporto dell’IA può essere utilizzato o trasmesso senza un adeguato controllo da parte di un professionista dello Studio.

4.2 Accuratezza e affidabilità

Gli output generati dall’IA possono contenere errori, inesattezze o informazioni non aggiornate.

I professionisti di RCLex verificano sempre:

• la correttezza giuridica dei contenuti;

• l’aggiornamento normativo e giurisprudenziale;

• la coerenza con il caso concreto;

• l’adeguatezza delle fonti utilizzate.

4.3 Riservatezza e segreto professionale

Lo Studio adotta misure volte a preservare la riservatezza delle informazioni trattate.

Salvo specifiche garanzie contrattuali e tecniche:

• non vengono inseriti nei sistemi di IA dati coperti da segreto professionale;

• non vengono caricati documenti contenenti dati sensibili o informazioni riservate identificative dei clienti;

• vengono utilizzate tecniche di anonimizzazione o pseudonimizzazione quando possibile.

4.4 Protezione dei dati personali

L’utilizzo dell’IA avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e delle ulteriori normative applicabili.

RCLex valuta preventivamente gli impatti in materia di protezione dei dati personali prima dell’adozione di nuovi strumenti di IA.

4.5 Non discriminazione

Lo Studio non utilizza sistemi di IA che possano determinare discriminazioni illegittime o trattamenti contrari ai diritti fondamentali delle persone.

5. Utilizzi consentiti

L’IA può essere utilizzata, a titolo esemplificativo, per:

• predisposizione di bozze preliminari di documenti;

• sintesi e classificazione di documenti;

• supporto alla ricerca normativa e giurisprudenziale;

• revisione linguistica e traduzione;

• elaborazione di contenuti divulgativi e materiali informativi;

• attività organizzative e amministrative interne.

6. Utilizzi vietati

È vietato utilizzare sistemi di IA per:

• assumere decisioni professionali in modo completamente automatizzato;

• sostituire il giudizio professionale dell’avvocato;

• trattare informazioni riservate in assenza di adeguate garanzie;

• generare contenuti ingannevoli o fuorvianti;

• violare norme in materia di protezione dei dati personali, proprietà intellettuale o segreto professionale;

• porre in essere pratiche vietate dalla normativa europea o nazionale applicabile.

7. Trasparenza verso clienti e utenti

RCLex ritiene che la trasparenza costituisca un elemento essenziale per un utilizzo responsabile dell’IA.

Lo Studio può avvalersi di sistemi di IA per supportare alcune attività professionali e organizzative. In ogni caso:

• la responsabilità professionale rimane integralmente in capo ai professionisti di RCLex;

• gli output dell’IA sono sottoposti a verifica umana prima del loro utilizzo;

• i clienti possono richiedere informazioni generali sull’utilizzo dell’IA nell’ambito dei servizi professionali ricevuti.

8. Informativa ai sensi dell’art. 50 dell’AI ACT

In conformità all’art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (“AI Act”), RCLex informa che alcuni contenuti presenti sul sito web, nelle newsletter, nei materiali informativi o nelle comunicazioni dello Studio possono essere creati o elaborati con il supporto di sistemi di intelligenza artificiale.

Per quanto riguarda i contenuti testuali destinati a finalità informative o divulgative, RCLex garantisce che essi sono soggetti a revisione umana e controllo editoriale prima della pubblicazione.

9. Formazione e consapevolezza

RCLex promuove la formazione continua dei propri professionisti e collaboratori sull’utilizzo responsabile dell’IA, con particolare attenzione a:

• rischi e limiti tecnologici;

• protezione dei dati personali;

• sicurezza informatica;

• obblighi derivanti dall’AI Act;

• profili etici e deontologici.

10. Aggiornamento della Policy

La presente Policy è soggetta a periodica revisione per garantire l’allineamento con:

• l’evoluzione tecnologica;

• la normativa europea e nazionale;

• le linee guida delle autorità competenti;

• le best practice professionali.

11. Contatti

Per ulteriori informazioni sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale da parte di RCLex è possibile contattare lo Studio tramite i recapiti indicati sul sito www.rclex.it.

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Nota finale

L’intelligenza artificiale rappresenta uno strumento di supporto all’attività professionale. RCLex ritiene che la qualità del servizio legale debba continuare a fondarsi sulla competenza, sull’esperienza e sulla responsabilità dei professionisti che assistono il cliente. L’IA può contribuire a migliorare tali attività, ma non può sostituire il giudizio umano, l’etica professionale e il rapporto fiduciario tra avvocato e cliente.